Ma queste sono decisioni di routine, che chiamiamo anche decisioni operative. Le decisioni strategiche o importanti sono ovviamente prese dopo aver considerato diverse alternative. Per essere un manager di successo, è necessario sviluppare necessariamente capacità decisionali.
Il processo decisionale è simile alla pianificazione strategica, che abbiamo spiegato in precedenza. Implica:
1. Diagnosticare, definire e identificare la fonte del problema
2. Raccolta di informazioni e analisi dei fatti necessari per risolvere il problema
3. Sviluppo e valutazione di soluzioni alternative al problema
4. Scegliere la migliore decisione dalle alternative
5. Comunicare le decisioni
6. Attuazione delle decisioni
Vari strumenti di previsione ci aiutano nel processo decisionale. Ma lo strumento più importante è l’albero delle decisioni, che è una rappresentazione grafica della sequenza di decisioni necessarie per determinare i valori attesi di corsi d’azione alternativi.
Ogni alternativa decisionale viene soppesata sviluppando una matrice di pay-off, che descrive il probabile valore di ciascuna delle alternative decisionali quantificando i vari esiti e probabilità del loro verificarsi. La probabilità è il grado di probabilità che si verificherà un determinato evento. Varia da zero (nessuna possibilità di verificarsi) a uno (certa possibilità di verificarsi). I risultati sono quantificati, in termini di valore atteso (EV), e quindi in base all’EV, vengono selezionate le alternative decisionali.
Oltre alla matrice del pay-off e all’albero delle decisioni, i modelli di accodamento, i modelli di distribuzione, i modelli di inventario e la teoria dei giochi vengono utilizzati anche come strumenti decisionali. I modelli di accodamento ci aiutano a ridurre i tempi di attesa per garantire un servizio migliore ai clienti. I modelli di distribuzione ci aiutano a determinare il modo economicamente conveniente di distribuzione di prodotti e servizi.
I modelli di inventario ci aiutano a determinare il livello di inventario ottimale per entrambi gli input (materie prime e ricambi / componenti) e gli output (prodotti finiti). La teoria dei giochi ci aiuta a misurare i risultati decisionali in diverse situazioni di incertezza.
La tecnica di Delphi e la tecnica del gruppo nominale sono esempi di decisioni di gruppo. Le decisioni di gruppo sono prese anche formando varie commissioni.
Nella grande maggioranza delle situazioni organizzative, il processo decisionale si riduce alla scelta tra alternative. Recentemente, è stata condotta anche una ricerca considerevole su come i gruppi possono migliorare l’efficacia del processo decisionale allargando la gamma di alternative disponibili in modo che sia disponibile una scelta più ampia.
Il processo decisionale di gruppo passa attraverso tre fasi principali:
L’attività di intelligence o la fase di identificazione:
Implica la ricerca nell’ambiente per le condizioni che richiedono un processo decisionale. È un riconoscimento formale di un problema o un’opportunità e viene fatta una diagnosi di conseguenza. Normalmente, i problemi gravi e immediati potrebbero non avere una diagnosi sistematica e ampia, come potrebbero avere problemi lievi.
L’attività di progettazione o la fase di sviluppo:
Inventare, sviluppare e analizzare possibili percorsi di azione si svolgono in questa fase. Potrebbe esserci una ricerca di procedure o soluzioni standard esistenti o la progettazione di una nuova soluzione su misura. In questa fase, i decisori hanno solo una vaga idea della soluzione ideale.
L’attività scelta o la fase di selezione:
Selezione effettiva di una particolare linea d’azione. Questo potrebbe essere sulla base del giudizio (intuizione o esperienza), dell’analisi (logica o sistematica) o della contrattazione (quando è necessario fare un compromesso per una soluzione ottimale).
Idealmente, tutti i membri dovrebbero essere in grado di vivere con la decisione presa dal gruppo. Ciò sarà possibile solo quando il gruppo è maturo, ha un obiettivo comune e ha processi sufficientemente forti per gestire le divergenze di opinione. Il tempo a disposizione del gruppo per arrivare a una decisione ha anche un’influenza molto forte sulla qualità della decisione che è arrivata.
I gruppi usano diversi metodi per arrivare a una decisione. Minoranza, decisione autocratica, voto a maggioranza, decisione di esperti, calcolo della media e consenso sono alcune delle tecniche comuni utilizzate. In generale, si riconosce che il processo decisionale per consenso è il metodo più efficace.
Soddisfa tutte e cinque le condizioni richieste per una decisione efficace, che sono:
1. Le risorse dei membri del gruppo sono pienamente utilizzate
2. Il tempo è ben utilizzato
3. La decisione è corretta o di alta qualità
4. La decisione è implementata completamente da tutti i membri del gruppo richiesti
5. La capacità di problem-solving del gruppo è migliorata (o almeno non diminuita)
Le decisioni per consenso, tuttavia, richiedono molto tempo e richiedono un grado molto elevato di maturità dei membri. Ma in termini di capacità future del gruppo di prendere decisioni di alta qualità, il consenso risolve in modo produttivo polemiche e conflitti, che nessuno degli altri metodi di decisione prende.
La ricerca mostra che i gruppi più efficaci tendono ad avere leader designati che consentono una maggiore partecipazione e più differenze di opinioni e che esprimono una maggiore accettazione delle diverse decisioni. I membri del gruppo che sentono di aver avuto poca influenza su una decisione non solo non riescono a contribuire con le loro risorse, ma di solito hanno meno probabilità di eseguirlo quando sono richieste azioni.
Processo decisionale attraverso la tecnica Delphi:
La parola Delfi è di origine greca. Ad Atene, in Grecia, nei tempi antichi, era una convenzione consultare un oracolo – un rappresentante di Dio Apollo – che si credeva avesse un contatto con Dio. Solo il prete poteva interpretare il consiglio dell’oracolo in quel momento.
Nei tempi moderni, questo metodo è essenzialmente un processo di gruppo per ottenere una previsione di consenso. Questo metodo richiede la selezione di un gruppo di esperti sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione, i cui commenti sono cristallizzati da una serie di risposte al questionario e vengono quindi utilizzati come base per la previsione.
Una serie di questionari viene preparata dalle risposte ricevute da una serie precedente di domande in modo sequenziamento. In ogni fase, le informazioni ottenute dal precedente questionario sono condivise tra i membri partecipanti, senza tuttavia rivelare l’opinione della maggioranza. Altrimenti, ciò potrebbe avere un’influenza da parte dei gruppi di pari sull’opinione delle minoranze.
La procedura di Delphi Technique può essere elencata come segue:
1. Per iniziare, richiede la selezione di un coordinatore e un gruppo di esperti sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione.
2. Il coordinatore fa circolare per iscritto le domande a ciascuno di tali esperti.
3. Gli esperti scrivono le loro osservazioni.
4. Il coordinatore modifica tali osservazioni e le sintetizza senza, tuttavia, rivelare l’opinione della maggioranza nel suo riassunto.
5. Sulla base della sua sintesi, il coordinatore sviluppa una nuova serie di questionari e fa circolare quelli tra gli esperti.
6. Gli esperti rispondono alla nuova serie di domande.
7. Il coordinatore ripete il processo di morire fino a quando è in grado di sintetizzare dal parere degli esperti.
Il successo del processo dipende ancora dai seguenti fattori:
1. Gli esperti dovrebbero essere scelti in modo tale da avere le conoscenze e le competenze necessarie per dare le risposte migliori.
2. Le domande dovrebbero essere pertinenti all’obiettivo.
3. I criteri per valutare le risposte dovrebbero essere coerenti, imparziali e adeguati agli obiettivi.
Sebbene non esista un insieme universale di criteri per valutare le risposte, spesso si ritiene necessario seguire le linee guida indicate di seguito:
(a) Considerare la valutazione fatta dagli esperti in termini di conoscenza nell’area
(b) Considerare la valutazione in termini di fattibilità, obiettivi, tempi e requisiti delle risorse.
(c) Considerare la valutazione in termini di desiderabilità.
(d) Considerare la valutazione in termini di fattori estranei.
Metodo del gruppo nominale:
Come il metodo Delphi, anche il metodo del gruppo nominale coinvolge un gruppo di esperti. Tuttavia, la principale differenza tra i due è che, sebbene con la tecnica Delphi, agli esperti non è permesso discutere tra loro per valutare le domande, gli esperti del Metodo di Gruppo Nominale hanno l’opportunità di discutere tra loro.
Con questo metodo il coordinatore assume il ruolo di un facilitatore, consentendo agli esperti di sedersi insieme per discutere le loro idee, e le registrazioni di tali discussioni sono fatte su una lavagna a fogli mobili. Dopo questa tavola rotonda sulle idee, agli esperti viene chiesto di classificare le proprie idee in base alla loro priorità percepita.
Il consenso del gruppo è quindi derivato matematicamente in termini di classifiche individuali. Il processo, quindi, offre creatività e facilita il consenso scientifico di gruppo, a differenza del consenso per qualifica (in quanto il coordinatore decide in definitiva la migliore linea d’azione) nell’ambito della tecnica Delphi.